Que met-on sur un papier à en-tête aujourd’hui ?

Un papier à en-tête porte trois choses : qui vous êtes, comment vous joindre, et les mentions qui identifient votre entreprise sur ses documents. Tout le reste de la feuille doit rester vide, parce que c’est là que viendra le texte de votre courrier. C’est toute la difficulté de l’exercice : on dessine un décor qui ne doit jamais gêner ce qu’on écrira dessus.

À quoi sert encore un papier à en-tête quand tout part en PDF

Le courrier postal a reculé, et la feuille à en-tête a changé de rôle. Elle sert moins à écrire des lettres qu’à porter les documents qui doivent exister sur papier à un moment de leur vie.

Ces documents-là existent encore : un contrat qu’on signe à la main, une attestation demandée par une banque ou un bailleur, une proposition remise en fin de rendez-vous, un courrier envoyé en recommandé, un rapport qu’on laisse sur un bureau. Le document circule alors hors de votre écran, et l’en-tête est la seule chose qui dise d’où il vient.

Il y a une seconde raison, moins visible. Un document sur en-tête se reconnaît. Quand votre interlocuteur ouvre une pièce jointe au milieu de quinze autres, le haut de page l’identifie avant qu’il ait lu la première ligne. Cela vaut pour le PDF autant que pour le papier, à condition que les deux se ressemblent — c’est le sujet de l’avant-dernière partie.

Ce que porte la feuille

L’identité, en haut, et rien de plus

Le nom de l’entreprise et le logo, à une taille qui se lit sans effort. Une ligne d’activité sous le nom rend service au lecteur qui ne vous connaît pas encore : « bureau d’études thermiques », « cabinet de recrutement », « couverture et zinguerie ». Le slogan, lui, trouve mieux sa place sur d’autres supports.

La tentation est de tout regrouper en haut de page. C’est justement la zone la plus disputée de la feuille, celle que le texte tapé vient toucher en premier. Elle gagne à rester sobre.

Les coordonnées, une seule fois

Une adresse postale, un numéro de téléphone, une adresse e-mail, le site. Une seule adresse : celle où vous voulez que le courrier arrive. Lister trois lignes téléphoniques et deux boîtes e-mail oblige votre correspondant à choisir, et il choisit mal.

Beaucoup de maquettes descendent ce bloc en pied de page. C’est un bon réflexe : il libère le haut, et il regroupe au même endroit les informations que l’on met à jour quand quelque chose change.

Les mentions qui identifient l’entreprise

Le principe est simple à énoncer : les documents qu’une entreprise adresse à ses clients doivent permettre de l’identifier. Les éléments habituellement attendus sur ce type de document sont les suivants.

• La dénomination ou le nom sous lequel vous exercez, et la forme juridique.
• Le numéro d’identification de l’entreprise, et l’immatriculation au registre avec la ville pour une activité commerciale.
• L’adresse du siège.
• Le montant du capital, pour les sociétés dont la forme l’impose.
• La mention qui doit accompagner le nom d’un entrepreneur individuel.

Cette liste dépend de votre statut et elle évolue. Vérifiez-la pour votre cas sur la rubrique officielle documents commerciaux (factures, devis, CGV), qui traite séparément la société, l’entreprise individuelle et la micro-entreprise. De notre côté, le contrôle porte sur le fichier — résolution, fonds perdus, zone de sécurité, lisibilité — et il ne se prononce pas sur le contenu de vos mentions.

Mettre en page une feuille sur laquelle on va écrire

Réserver une zone haute et une zone basse

Une vérification que vous pouvez faire vous-même évite l’essentiel des mauvaises surprises. Ouvrez votre traitement de texte, tapez une vraie lettre — date, adresse du destinataire, objet, corps, formule de politesse, signature — et imprimez-la sur une feuille blanche.

Posez ensuite cette feuille sur votre projet d’en-tête, les deux en transparence contre une fenêtre. Vous voyez immédiatement où le texte tombe. Le bandeau du haut doit s’arrêter au-dessus de la première ligne tapée, et le bloc du bas doit commencer sous la signature. Entre les deux, la feuille reste libre.

Le même contrôle vaut en largeur. Un filet vertical ou une bande de couleur sur un côté paraît discret sur l’écran, et le paragraphe tapé vient buter dessus une fois la lettre écrite.

La fenêtre de l’enveloppe

Si le courrier part sous pli à fenêtre, l’adresse du destinataire doit apparaître dans la fenêtre une fois la feuille pliée. Ne travaillez pas de mémoire : prenez une enveloppe de la boîte que vous utilisez réellement, relevez la position de sa fenêtre, reportez ce rectangle dans votre modèle, puis imprimez, pliez et glissez la feuille.

Ce repère commande aussi la maquette : le bandeau d’en-tête doit laisser passer ce rectangle. Si vous commandez des enveloppes à fenêtre en même temps que vos feuilles, refaites l’essai avec les enveloppes reçues plutôt qu’avec un modèle générique.

La marge que votre imprimante ne sait pas franchir

Une imprimante de bureau ne dépose pas d’encre jusqu’au bord de la feuille : elle a besoin de tenir le papier. Gardez donc une marge de sécurité sur tout le pourtour de votre modèle numérique, et mesurez-la sur votre propre machine, avec un test imprimé. C’est elle qui fixe la limite, et elle diffère d’un modèle à l’autre.

La feuille imprimée à l’avance obéit à une autre règle : elle est imprimée puis coupée, donc une couleur peut y aller jusqu’au bord. C’est l’une des différences concrètes entre les deux objets.

En-tête imprimé ou modèle de traitement de texte

Ce sont deux objets distincts. La feuille pré-imprimée porte le décor, et vous n’imprimez que le texte par-dessus. Le modèle de traitement de texte porte tout, et sort d’un seul coup, à l’impression comme à l’export en PDF.

La feuille pré-imprimée apporte ce qu’une imprimante de bureau ne produit pas : un papier choisi, une impression qui va jusqu’au bord, un rendu identique pour tout le monde dans l’entreprise. Elle demande en échange de la discipline sur les zones libres, et elle vieillit quand une coordonnée change : c’est un argument pour sortir les informations mouvantes du bandeau principal.

Le modèle numérique se corrige en une minute et suit le document partout, y compris dans les échanges où rien ne sera jamais imprimé. Il dépend en revanche du papier et de la machine de celui qui l’imprime.

La plupart des structures tiennent les deux, et c’est là que se glisse l’erreur classique : imprimer sur la feuille pré-imprimée un modèle qui contient déjà l’en-tête, ce qui superpose deux fois le logo. La parade : gardez deux versions du modèle, l’une à zone haute vide, destinée au papier à en-tête, l’autre complète, destinée au PDF. Mêmes marges, mêmes positions, mêmes mentions, pour que le document reçu par e-mail et celui reçu par la poste se ressemblent. Les structures dont le document est le livrable — cabinets de conseil et agences — ont tout intérêt à figer ce couple une bonne fois.

Faire imprimer la feuille

Quand la maquette est calée et les zones libres vérifiées sur une lettre réelle, il reste à faire imprimer votre papier à en-tête : format, papier, impression recto ou recto-verso et quantité se règlent dans le configurateur, et le prix s’affiche au fur et à mesure. Avant de payer, le configurateur affiche la date de livraison estimée.

Le fichier est contrôlé avant impression, et un bon à tirer gratuit vous est soumis avant impression : c’est le bon moment pour relire vos mentions et un numéro de téléphone, sur la feuille telle qu’elle sera livrée. Un studio en ligne permet de partir d’un modèle et de le personnaliser vous-même, et une maquette par un graphiste reste possible sur demande.

BDX Print est une société en Gironde, au Haillan, et la livraison est incluse.